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Préparer le relais d’une fondatrice d’agence : MAPY est une agence de communication fondée par Marie-Apolline, à Bordeaux. Son activité couvre la stratégie éditoriale et de marque, le social media, les social ads et la production créative. De juin à septembre 2026, un COO à temps partagé a structuré ses opérations pour que l’agence continue de tourner pendant une absence de plusieurs mois de sa fondatrice : QG Notion, parcours de delivery, formation de l’équipe et intégration d’un chef de projet senior. Objectif : rendre les dossiers transmissibles, au lieu de faire reposer la continuité sur une seule personne.
Je suis Julie Bacconnier. J’ai été la COO à temps partagé de MAPY de juin à septembre 2026. Voici comment on a rendu l’agence délégable avant une échéance fixe.
MAPY disposait déjà d’une équipe, d’un réseau de freelances et d’un espace Notion. L’agence fonctionnait. Une grande partie de la coordination passait pourtant encore par Marie-Apolline : relation client, arbitrage des priorités, pilotage des dossiers, décisions du quotidien.
À l’approche d’une absence de plusieurs mois, cette dépendance devenait un enjeu de continuité. Gagner du temps ne suffisait plus. Il fallait rendre les dossiers transmissibles et donner à l’équipe un cadre pour avancer sans solliciter sa fondatrice à chaque étape.
Personne ne reproduit à l’identique toutes les compétences d’une fondatrice. Chercher un clone revient à déplacer la dépendance d’une personne vers une autre. Le vrai chantier consistait à séparer trois choses : ce que l’équipe pouvait prendre en charge, ce qui devait revenir à un relais senior, et ce qui demandait encore un arbitrage de direction.
Un COO à temps partagé permet de mener ce chantier en quelques semaines, avec une date de fin connue dès le départ. Chez MAPY, la mission a d’ailleurs conduit à recruter : un chef de projet senior a rejoint l’agence, dans un cadre déjà prêt à l’accueillir. Marie-Apolline a identifié et approché les candidats, j’ai cadré le besoin et préparé l’intégration.
| Avant | Après |
|---|---|
| Coordination des dossiers portée en grande partie par la fondatrice | Responsabilités explicites et règles d’escalade entre l’équipe, le relais senior et la direction |
| Projets dupliqués à la main, sans modèle commun | Templates par offre, checklists et jalons de suivi dans le QG Notion |
| Informations réparties entre plusieurs outils et messageries | Contexte, livrables, validations et prochaines actions réunis au même endroit |
| Aucun relais senior en place | Chef de projet senior intégré début septembre, avec feuille de route de première semaine et reprise progressive des dossiers |
| Facturation, coûts de mission et marge suivis séparément | Supports de pilotage construits par projet et à l’échelle de l’agence, adoption encore progressive en fin de mission |
Cette étude de cas ne contient aucun gain de temps ni de marge chiffré : la mission s’est terminée fin septembre et ces effets restent à mesurer. Ce qui est documenté ici, ce sont les chantiers livrés et le retour écrit de la dirigeante.
Clarifier. Les premières sessions ont servi à cartographier le fonctionnement réel de l’agence : les offres, les projets en cours, les circuits de validation, les décisions qui remontaient à la fondatrice et les risques de continuité. Le but : transformer des habitudes individuelles en règles accessibles à toute l’équipe.
Structurer. Le delivery a été organisé dans un QG opérationnel sur Notion : parcours d’onboarding, de production et d’offboarding, templates adaptés à chaque offre, checklists et responsables identifiés. Les informations internes de production et les espaces de collaboration client ont été articulés, et des automatisations de tâches et de notifications ajustées avec l’équipe. Des supports de pilotage financier rapprochent facturation, coûts de mission et marge.
Opérer. L’équipe a été formée puis mise en pratique sur le QG : navigation, suivi des projets, calendriers éditoriaux, tâches et étapes de validation. Le chef de projet senior a été accueilli début septembre avec un espace de travail, ses premiers dossiers, une feuille de route de première semaine et une matrice d’escalade. Celle-ci distingue les décisions courantes, les arbitrages opérationnels et les sujets à remonter à la fondatrice.
« Je te suis très reconnaissante de tout ce que tu m’as aidé à développer et je sens que l’agence est plus saine et prête à prendre une autre dimension suite à ton passage. Que ce soit dans l’orga comme dans mon mindset, tu as bien fait bouger les lignes et je t’en remercie. »
Marie-Apolline, fondatrice de MAPY
Marie-Apolline estime aussi que l’agence absorbe désormais plus de clients à effectif égal. C’est son constat de dirigeante, à confirmer par des chiffres dans les prochains mois.
MAPY n’est pas un cas isolé. C’est la même méthode CSO que j’applique depuis 6 ans aux dirigeants d’agences digitales de 5 à 25 collaborateurs qui sentent leur organisation interne devenir le frein de leur croissance plutôt que son moteur.
Un directeur des opérations qui intervient quelques jours par semaine ou par mois pour structurer et piloter l’organisation interne d’une entreprise, sans le coût ni le délai d’un recrutement à temps plein. Pour une agence comme MAPY, ça veut dire une mission bornée dans le temps, avec un objectif précis : rendre l’agence délégable avant une échéance connue.
En rendant explicite ce qui vit dans sa tête : les projets en cours, qui décide quoi, et ce qui doit lui remonter. Concrètement, cela passe par des parcours de delivery documentés, une équipe formée à les utiliser et des règles d’escalade claires. Recruter un remplaçant sans ce cadre déplace la dépendance au lieu de la réduire.
Un COO à temps partagé se facture généralement entre 1 700€ et 5 600€ HT par mois selon le nombre de jours par semaine et la taille de l’équipe. Le détail complet est dans la grille de prix.
La méthode CSO s’adresse aux agences digitales de 5 à 25 collaborateurs, au moment où trop de décisions passent encore par leur dirigeant ou leur dirigeante.
